La nivel global, 77% dintre proiectele cu un nivel crescut de performanță utilizează software de management. În privința randamentului și încadrării în buget, 66% dintre companiile ce utilizează un astfel de software au raportat cifre superioare în comparație 47% dintre societățile care nu folosesc instrumente pentru planificarea proiectelor.
Aceste instrumente sunt utilizate într-o gamă variată de proiecte, de la platformele de online pacanele și până la cele care implică redactarea de articole. În cele ce urmează vom analiză importantă acestor instrumente, care sunt cele mai populare și cum influențează programele software de project management munca angajaților.
Cât de utile sunt instrumentele de project management?
Munca unui PM (project manager) presupune o serie de activități de alocare și coordonare a resurselor din cadrul companiei pentru finalizarea cu succes a proiectelor în care este implică societatea. În lipsa unor programe special concepute pentru eficientizarea acestui tip de muncă, unui PM i-ar lua cel puțin o zi lucrătoare să realizeze rapoarte KPI (50% dintre managerii de proiect au remarcat acest aspect).
Un angajat ar avea nevoie de peste 498 de ore anual, în plus, pentru a efectua task-urile alocate fără ajutorul unui astfel de instrument de planificare. Mai mult decât atât, aceste programe software sprijină în mod activ angajații să comunice într-un mod mult mai eficient (peste 80% dintre aceștia își consumă timpul de muncă pentru a rezolva comunicarea improprie pe alte canale, atunci când nu dispun de instrumente de project management).
Instrumentele de PM ajută și la respectarea termenelor-limită de predare a proiectelor, în caz contrar, așa cum remarcă 46% dintre managerii de proiecte, aceste termene ar fi depășite. Un alt aspect pozitiv legat de folosirea acestor instrumente este acuratețea estimării costurilor proiectelor (47% dintre companii au observat acest lucru).
Se evidențiază și o eficientizare la nivelul economiilor obținute cu proiectele, folosirea acestor programe oferindu-le companiilor posibilitatea de a economisi de 28 de ori mai mult decât firmele care nu utilizează software PM. Munca în echipa este stimulată și îmbunătățită atunci când sunt folosite programele de project management, pentru că acestea permit efectuarea de discuții și modificări în proiecte în timp real.
Caracteristicile cele mai folosite ale programelor de PM
Programele de project management prezintă o serie de caracteristici care cresc eficiența muncii și ajută la planificarea pe termen lung a proiectelor. Cele mai accesate caracteristice sunt partajarea de fișiere (51%) și monitorizarea timpului alocat muncii de către angajat (50%). Schimbul de emailuri prin intermediul acestor programe constituie o altă caracteristică utilizată în mod constant (48%). De asemenea graficele Gantt sunt folosite într-un procent de 45%.
Planificarea bugetelor și facturarea serviciilor prestate este o altă opțiune utilă oferită de instrumentele de PM (43%). În același procent este utilizată și caracteristica privind crearea de rapoarte pentru clienți, în timp ce funcția de stocare a informațiilor în Cloud este folosită într-o proporție de 42%. Într-un procent de 38% sunt utilizate funcțiile de integrare API și cele specifice fiecărei industrii în parte, iar 35% pentru metodele PM special concepute de aceste instrumente.
Chiar dacă îmbunătățesc în mod real comunicarea între membrii echipei, modalitățile de interacțiune oferite de aceste programe nu sunt atât de accesate. De exemplu, opțiunea de chat live cu care este dotată majoritatea acestor instrumente este utilizată într-un procent de numai 32%. Funcția video chat este accesată doar în 28% dintre cazuri, în timp ce opțiunile legate de integrarea linkurilor rapide către rețelele de socializare în aceste instrumente sunt folosite de 30%.
31% dintre utilizatori preferă să se folosească de accesul mobil pe care îl oferă aceste programe software. În general, companiile folosesc doar un singur tip de instrumente de PM (54%-56%). Peste 95% dintre societățile cu o cifră de afaceri de peste 1 miliard de dolari dețin un PMO (project management office). Companiile de nivel mediu și cele mici au PMO-uri într-o proporție de 83%, respectiv 75%.
Top programe software de project management utilizate la nivel global
Evaluarea programelor de PM se realizează în funcție de câteva elemente considerate a fi esențiale:
- Lista de sarcini trasate în cadrul proiectului – o astfel de listă trebuie să poată fi actualizată în timp real, astfel încât membrii echipei să poată primi informațiile cele mai noi cât mai rapid;
- Partajarea fișierelor și a documentelor – este o opțiune care permite identificarea cu rapiditate a fișierelor necesare în procesul de muncă, fără să mai fie nevoie de căutarea lor în alte părți;
- Comunicarea – implementarea unor canale rapide de discuții care să servească la rezolvarea imediată a oricărei potențiale probleme din cadrul proiectului;
- Funcția de raportare – utilă în egală măsură managerilor de proiect (află care este stadiul sarcinilor și dacă se respectă termenele-limită stabilite) și membrii echipei (pot furniza informații despre statusul sarcinilor);
- Planificarea calendaristică – de la calendare și grafice Gantt și până la instrumente care permit poziționarea corectă a sarcinilor într-o anumită parte a proiectului, planificarea ajută la stabilirea timpului necesar pentru finalizarea proiectului la termen și în cele mai bune condiții.
Pe baza acestor caracteristici, topul celor mai populare și accesate instrumente de PM include următoarele programe și aplicații de project management:
- Asana
- Teamwork
- Proof Hub
- Trello
- Celoxis
- Wrike
- Basecamp
- com
- Liquid Planner
- Team Gantt
- com
- Kanban Tool
Nevoia instrumentele eficiente de project management este evidențiată de peste 95% dintre organizații. Acestea subliniază importanța programelor PM în reușita organizatorică și la performanțele unei afaceri. În condițiile în care doar 2, 5% dintre companii a reușit să completeze toate proiectele din portofoliu într-un procent de 100%, instrumentele PM se dovedesc a fi esențiale în eficientizarea muncii și creșterea performanței pe termen lung pentru orice companie.